Regulamin Walnego Zgromadzenia Członków Polskiego Towarzystwa Gastroenterologii, Hepatologii i Żywienia Dzieci

  1. Zwyczajne lub Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Członków Towarzystwa (dalej Walne Zgromadzenie) odbywa się zgodnie z porządkiem obrad zaproponowanym przez Zarząd i przekazanym Członkom Towarzystwa w powiadomieniu, o którym mowa w § 21 ust. 2 statutu Towarzystwa. Porządek obrad Zwykłego Walnego Zgromadzenia może zostać zmieniony i uzupełniony w trakcie obrad na wniosek każdego uprawnionego do głosowania uczestnika Walnego Zgromadzenia w głosowaniu jawnym większością 2/3 ogólnej liczby Członków Towarzystwa.
  2. Członkowie Towarzystwa, którzy chcą wziąć udział w obradach Walnego Zgromadzenia, powinni stawić się w wyznaczonym w powiadomieniu miejscu nie później, niż na 15 minut przed wyznaczonym terminem obrad, w celu uprzedniego dokonania czynności rejestracyjnych. Członek Towarzystwa, który chce wziąć udział w obradach Walnego Zgromadzenia, powinien podpisać listę uczestników Walnego Zgromadzenia wyłożoną przy wejściu do pomieszczenia, które zostało wyznaczone na miejsce danego Walnego Zgromadzenia. Członkowie Towarzystwa przy podpisywaniu listy pobierają od osoby wyznaczonej przez władzę Towarzystwa zwołującą Walne Zgromadzenie karty do głosowania i kwitują ich odbiór. W przypadku wyznaczenia przez członka Towarzystwa pełnomocnika do udziału w Walnym Zgromadzeniu, warunkiem podpisania listy obecności i wydania kart do głosowania jest złożenie oryginału pełnomocnictwa.
  3. Walnemu Zgromadzeniu przewodniczy członek Towarzystwa zaproponowany przez Zarząd Główny, przy czym kandydatura na przewodniczącego Walnego Zgromadzenia wymaga akceptacji Walnego Zgromadzenia w głosowaniu jawnym. Do czasu wyboru Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia, obradom przewodniczy członek Zarządu Głównego, ustalony przez Zarząd Główny.
  4. Przewodniczący Walnego Zgromadzenia odpowiedzialny jest m.in. za:
    a) organizację i sprawny przebieg Walnego Zgromadzenia, w tym za przeprowadzenie wolnej dyskusji, możliwość wypowiedzenia się każdego uczestnika Walnego Zgromadzenia i zrealizowanie porządku obrad,
    b) przeprowadzenie wyboru, w głosowaniu jawnym, 3 członków do:
    • Komisji Mandatowej,
    • Komisji Uchwał i Wniosków,
    • Komisji Wyborczej – Skrutacyjnej (dalej: Komisja Skrutacyjna).
    c) przygotowanie przy pomocy Komisji Uchwał i Wniosków projektów uchwał zgodnie z treścią wniosków zgłoszonych przez uczestników w czasie dyskusji,
    d) przeprowadzenie przy pomocy Komisji Skrutacyjnej głosowań i wyborów do władz Towarzystwa zgodnie z regulaminem wyborczym.
  5. Sekretarz Walnego Zgromadzenia wspomaga Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia w sprawnym prowadzeniu obrad i sporządza projekt protokołu Walnego Zgromadzenia.
  6. Projekt protokołu Walnego Zgromadzenia podlega weryfikacji przez Komisje Walnego Zgromadzenia i zatwierdzany jest podpisami Przewodniczących każdej z komisji, Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia oraz Sekretarza Walnego Zgromadzenia.
  7. Przewodniczący Walnego Zgromadzenia przekazuje Prezesowi Towarzystwa oraz Przewodniczącemu Komisji Rewizyjnej w ciągu 14 dni od daty Walnego Zgromadzenia:
    a)podpisany przez osoby wskazane w pkt 6 powyżej protokół z Walnego Zgromadzenia obejmujący uchwały Walnego Zgromadzenia,
    b) podpisany przez siebie oraz przewodniczącego Komisji Skrutacyjnej protokół Komisji Skrutacyjnej (Wyborczej).
    Z dniem przekazania ww. protokołów mandat Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia wygasa.
  8. Komisje: Mandatowa, Uchwał i Wniosków oraz Skrutacyjna wybierają spośród siebie w głosowaniu jawnym przewodniczącego i sekretarza.
  9. Członkiem Komisji Skrutacyjnej nie może być osoba korzystająca w trakcie Walnego Zgromadzenia z biernego prawa wyborczego do organów Towarzystwa.
  10. Komisja Mandatowa jest odpowiedzialna za:
    • weryfikację listy uczestników Walnego Zgromadzenia oraz liczby wydanych kart do głosowania, tego czy wszyscy obecni, uprawnieni do głosowania uczestnicy otrzymali karty do głosowania;
    • przyjęcie i zabezpieczenie oryginałów pełnomocnictw złożonych przez osoby reprezentujące na Walnym Zgromadzeniu nieobecnych członków Towarzystwa;
    • określenie, czy Walne Zgromadzenie jest ważne, ze względu na sposób zwołania Walnego Zgromadzenia przez Zarząd Główny i przekazanie tej informacji Przewodniczącemu Walnego Zgromadzenia, który ogłasza ją uczestnikom; decyzja Komisji stwierdzająca ważność lub nieważność Walnego Zgromadzenia jest obowiązująca i ostateczna.
    Pełnomocnictwa uprawniające do udziału w Walnym Zgromadzeniu oraz do wykonywania prawa głosu w imieniu członków Towarzystwa oraz lista uczestników Walnego Zgromadzenia dołączane są do protokołu zbiorczego z obrad Walnego Zgromadzenia.
  11. Komisja Uchwał i Wniosków jest odpowiedzialna za zredagowanie projektów uchwał zgodnie z treścią wniosków zgłoszonych przez uczestników Walnego Zgromadzenia w czasie dyskusji i przekazanie ich Przewodniczącemu Walnego Zgromadzenia celem przeprowadzenia głosowań, a także przygotowanie protokołu zbiorczego z obrad Walnego Zgromadzenia oraz przekazanie go Przewodniczącemu Walnego Zgromadzenia.
  12. Komisja Skrutacyjna odpowiedzialna jest za przeprowadzenie głosowań przez Walne Zgromadzenie, w szczególności zliczenie wszystkich oddanych głosów w czasie zarządzonych głosowań i przekazanie informacji na ten temat Przewodniczącemu Walnego Zgromadzenia. Komisja sporządza protokół Komisji Skrutacyjnej obejmujący wyniki głosowań nad uchwałami Walnego Zgromadzenia oraz przekazuje go po zakończeniu obrad Przewodniczącemu Walnego Zgromadzenia.
  13. W przypadku wystąpienia możliwości technicznych, głosowania na posiedzeniu Walnego Zgromadzenia mogą odbywać się również za pomocą elektronicznego systemu głosowania. Szczegółowe warunki techniczne oraz bezpieczeństwa, jakie musi spełniać elektroniczny system głosowania, a także tryb podjęcia decyzji o zastosowaniu tego systemu, określone mogą zostać przez Zarząd Główny w Załączniku do Regulaminu Walnego Zgromadzenia.
  14. W protokole obrad Walnego Zgromadzenia oznaczona jest data i miejsce Walnego Zgromadzenia, szczegółowy jego przebieg – w tym wszystkie wnioski oraz uchwały Walnego Zgromadzenia. Treść protokołu zatwierdzana jest podpisami Przewodniczącemu Walnego Zgromadzenia oraz Przewodniczących Komisji Walnego Zgromadzenia